Welke kosten zijn zakelijk aftrekbaar?
2 augustus 2024 – leestijd: 4 minuten
Hoe profiteer je als ondernemer zoveel mogelijk van je winst? Een veelgestelde vraag is welke zakelijke kosten fiscaal aftrekbaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan kosten zoals parkeerbonnen, zakelijke diners en kantoorinrichting. In dit artikel zal ik toelichten welke kosten zakelijk aftrekbaar zijn voor de ZZP’er.
Inkomstenbelasting
Om uit te leggen welke kosten precies zakelijk aftrekbaar zijn, is het goed om onderscheid te maken tussen de inkomstenbelasting en de BTW. Iedere ondernemer kan profiteren van aftrekposten voor de inkomstenbelasting. Inkomstenbelasting is de belasting die je jaarlijks, of vooruitbetaald in maandelijkse termijnen, betaalt over je winst. Wanneer je zakelijke kosten maakt, gaat dit ten koste van je winst en betaal je dus minder inkomstenbelasting. De volgende kosten zijn aftrekbaar voor de inkomstenbelasting:
- Alle producten die nodig zijn voor zakelijk gebruik: Denk hierbij bij een kantoorbaan aan bijvoorbeeld een nieuwe laptop en notitieblokken. Bij een bouwbedrijf kun je denken aan bijvoorbeeld gereedschap. Let op dat voor duurdere aanschaffen (meer dan €450,-) de afschrijvingsregels van toepassing kunnen zijn.
- Kantoorinventaris: Deze is alleen aftrekbaar voor de inkomstenbelasting als je een werkruimte hebt die aan bepaalde eisen voldoet om opgenomen te mogen worden in de boekhouding. Denk bij kantoorinventaris aan een bureaustoel of een tafel.
- Representatiekosten: Kosten die je maakt om je bedrijf te presenteren, zoals een zakelijke lunch, zijn beperkt aftrekbaar. Dit geldt ook voor congressen, seminars en studiereizen (inclusief reis- en verblijfkosten) en relatiegeschenken in de vorm van voedsel, drank en genotmiddelen.
- Zakelijke abonnementen en verzekeringen: Denk hierbij aan een telefoonabonnement, webhosting, maar ook verzekeringen die direct gerelateerd zijn aan de bedrijfsvoering.
- Kleding: Dit is alleen aftrekbaar als het werkkleding betreft, bijvoorbeeld een overall. Is de kleding ook geschikt om buiten het werk te dragen? Dan moet de kleding voorzien zijn van één of meer logo’s van een minimale totale oppervlakte van 70 cm².
- Zakelijke reiskosten: Openbaar vervoer, taxi en vliegtuigkosten zijn aftrekbaar, mits deze aantoonbaar zakelijk zijn.
- Studiekosten: De opleiding moet gericht zijn op verdiepende vakkennis die aansluit bij een eerdere opleiding die je hebt gedaan.
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering en lijfrente (pensioenopbouw): De kosten voor een arbeidsongeschiktheidsverzekering zijn alleen aftrekbaar als de verzekering bij een erkende verzekeringsmaatschappij is afgesloten. Check voor deze pagina voor advies omtrent verzekeringen. Opbouw van lijfrente is alleen aftrekbaar wanneer dit wordt opgebouwd bij een daarvoor bestemde pensioenrekening.
Tip: Zorg er bij een zakelijk etentje voor dat je op de bon noteert met welke klant het zakelijk etentje was en welk onderwerp is besproken.
De aangifte inkomstenbelasting wordt door jouw boekhouder verzorgd in het jaar dat volgt op het betreffende boekjaar.
BTW
De eisen voor het terugvragen van de BTW staan los van de eisen van de aftrekbaarheid voor de inkomstenbelasting. Je mag BTW terugvragen over de aanschaf van zakelijke goederen wanneer je BTW-plichtig bent. Het is hierbij belangrijk dat je een bon of een factuur hebt die aan de factuureisen voldoet, bijvoorbeeld het vermelden van het BTW-bedrag. Vraag om een factuur op naam als de inkopen meer bedragen dan €100,-, dit kan bij de klantenservice. Voor een eenanszaak is het voldoende als je eigen naam op de factuur staat. De BTW is niet aftrekbaar voor eten en drinken in horecagelegenheden.
Privégebruik
Sommige kosten zijn zowel voor zakelijke als privédoeleinden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een telefoonabonnement. Deze kosten zijn naar rato aftrekbaar. Gebruik je een telefoonabonnement voor 80% zakelijk en voor 20% privé, dan zijn 80% van de kosten aftrekbaar voor de inkomstenbelasting. Bij een zakelijke auto of fiets wordt dit in de boekhouding verwerkt door bijtelling, dit is een extra bedrag dat bij de winst wordt opgeteld. Uiteraard regelt jouw boekhouder dit voor je.
Voorbeeld
Arjen heeft een timmerbedrijf. Hij schaft in 2024 een nieuwe boor aan van €486,42 inclusief BTW. De boekhouder van Arjen vordert bij de aangifte omzetbelasting het BTW-bedrag van €86,42 terug. Arjen heeft in 2024 een winst van €50.000. Wanneer de boor niet was aangeschaft, zou Arjen €9.728 betalen aan inkomstenbelasting (en premie Zvw). Echter, door de aanschaf van de boor is de winst €49.600. Arjen moet €9.532 betalen aan inkomstenbelasting (en premie Zvw).
Netto betaalt Arjen dus voor de aanschaf van de boor in 2024:
€486,42 – €86,42 – (€9.728 – €9.532) = €204,-
Het voordeel dat je hebt van zakelijke aanschaffingen is dus volledig afhankelijk van jouw situatie. Ben je BTW-plichtig en wat is jouw belastingdruk? Heb je hier vragen over? Neem dan contact op met jouw persoonlijke boekhouder! Nog geen klant? Neem gerust contact op via de contactpagina of WhatsApp.
